Radu închiriază biciclete unor firme care își plimbă echipele prin oraș în weekend. Până acum, clienții îi plăteau prin transfer bancar. Lent, uneori la două săptămâni după eveniment. Așa că a pus un POS la recepție și a zis clienților: plătiți cu cardul pe loc. Bun. Doar că, la prima încasare de 10.000 lei pe cardul firmei-client, l-a sunat contabilul cu o întrebare care sună banal, dar blochează jumătate din antreprenorii care trec de la transfer la card: „Radu, tu ai emis și bon fiscal pentru asta?" Întrebarea pare mică. Răspunsul greșit te costă bani reali în decontul de TVA. Hai să o lămurim în cinci minute, cu articolul din lege pe masă.
Regula de bază: cine e obligat să dea bon fiscal
Totul pleacă de la un singur articol: art. 1 alin. (1) din OUG 28/1999. Acolo scrie negru pe alb că obligația de a folosi casa de marcat (aparatul de marcat electronic fiscal) și de a emite bon fiscal privește exclusiv contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul și a serviciilor prestate direct către populație.
Cuvântul cheie e „către populație". Adică vânzare cu amănuntul, către persoane fizice, în calitate de consumatori finali. Asta e zona bonului fiscal.
Observă ce lipsește din definiție: nu apare nicăieri „numerar" sau „card". Legea nu se uită la cum plătește clientul. Se uită la cine e clientul. Aici greșesc cei mai mulți: cred că bonul fiscal se leagă de metoda de plată. Nu. Se leagă de tipul clientului.
B2B cu factură: fără bon fiscal, indiferent că e cash sau card
Când clientul tău e o persoană juridică (un SRL, o firmă) sau un PFA, II, ori liber profesionist care cumpără în calitate profesională, tranzacția nu mai e „către populație". E B2B. Iar pentru B2B documentul fiscal e factura, nu bonul.
Deci, în cazul lui Radu: firma-client plătește 10.000 lei cu cardul companiei, pentru o factură pe care Radu a emis-o pe numele firmei. Rezultat: Radu nu are obligația să emită bon fiscal. Factura acoperă tranzacția, iar încasarea cu cardul se regăsește în extrasul de cont și în settlement-ul de la POS. Atât.
E chiar una dintre excepțiile clasice de la obligația bonului: dacă emiți factură către o persoană juridică, ești scutit de bon. Nu contează dacă banii vin prin transfer, cu cardul la POS sau, în limita legală, cash.
Riscul invers: dacă emiți și factură, și bon, dublezi TVA-ul
Aici e partea pe care mulți o ratează. Nu doar că bonul nu e obligatoriu în B2B. E de-a dreptul o problemă dacă îl faci.
Motivul: din 2024, ANAF construiește automat decontul de TVA precompletat (e-TVA). Factura ta către firmă se transmite în sistemul RO e-Factura (mesaj cu cod 380). Bonul fiscal, dacă îl emiți, se transmite separat prin casa de marcat. Ambele ajung la ANAF. Pentru aceeași tranzacție, sistemul vede două documente cu TVA colectat.
Concret pe cazul lui Radu: 10.000 lei încasare, din care să zicem 1.597 lei TVA (la o bază de 8.403 lei, cotă 19%). Dacă are și factură, și bon, în e-TVA apar 3.194 lei TVA colectat pe o încasare care a generat de fapt 1.597 lei. Diferența nu dispare singură. Trebuie explicată, stornată, reconciliată. Muncă în plus și un semn de întrebare la ANAF, din senin, pentru un bon pe care nici nu era obligat să îl facă.
Morala: în B2B, bonul fiscal nu e „ceva în plus, pentru siguranță". E o sursă de erori.
Tabel decizional: când dai bon și când nu
Cine e clientul | Cum plătește | Document obligatoriu | Bon fiscal? |
|---|---|---|---|
Persoană fizică (populație) | Numerar | Bon fiscal | Da |
Persoană fizică (populație) | Card | Bon fiscal (emis; înmânat doar la cerere) | Da, emis |
Persoană juridică / PFA profesional | Card la POS | Factură | Nu |
Persoană juridică / PFA profesional | Transfer bancar | Factură | Nu |
Persoană juridică / PFA profesional | Numerar (în plafon) | Factură + chitanță | Nu |
Linia de demarcație e pe coloana „cine e clientul", nu pe coloana „cum plătește". Ține minte tabelul ăsta și scapi de 90% din confuzie.
Cash-ul are propria lui regulă: plafonul de 5.000 lei
Dacă tot vorbim de metode de plată, o precizare pentru încasările în numerar de la firme, pentru că are reguli separate de bonul fiscal.
Încasările în numerar de la o persoană juridică sunt plafonate. Conform Legii 70/2015, poți încasa cash de la o firmă maximum 5.000 lei pe zi de la aceeași persoană juridică. Peste plafon, restul trebuie să vină prin bancă. Pentru partea încasată cash emiți chitanță, ca document justificativ, pe lângă factură. Tot fără bon fiscal, fiindcă e tot B2B.
Radu deja aplica asta corect: până la 5.000 lei cash per client, chitanță, restul pe transfer sau card. Procedura era bună. Doar întrebarea despre card l-a derutat.
Ce s-a schimbat prin Legea 317/2024 (și de ce merge în aceeași direcție)
Ca să vezi că tendința legislativă e chiar spre mai puțin bon la plata cu cardul: Legea 317/2024, publicată în Monitorul Oficial 1308 din 23 decembrie 2024 și aplicabilă din ianuarie 2025, a modificat OUG 28/1999.
Ce spune: chiar și în relația cu populația (B2C), pentru încasările cu cardul, comerciantul nu mai e obligat să imprime și să înmâneze bonul fiscal. Îl tipărește doar la cererea clientului.
Atenție la nuanță, ca să nu tragi concluzia greșită: pentru B2C, obligația de a emite bonul (electronic, arhivat, transmis la ANAF) rămâne. S-a eliminat doar obligația de a-l tipări și a-l da fizic clientului la fiecare plată cu cardul. Deci pentru magazinul tău cu casă de marcat și clienți persoane fizice, bonul se emite mai departe, doar că nu mai ești obligat să îl printezi când se plătește cu cardul.
Pentru cazul nostru, B2B cu factură, discuția e și mai simplă: nu exista obligația de bon nici înainte, nici după 317/2024.
Recomandarea practică, în trei pași
Verifică întâi cine e clientul. Firmă, PFA sau liber profesionist care cumpără profesional? Atunci e B2B și mergi pe factură.
Emite factura și încasează cum vrei: transfer, card la POS sau numerar în plafonul de 5.000 lei/zi. Pentru partea cash, adaugă chitanța.
Nu emite bon fiscal pentru tranzacția asta. Dacă ai casă de marcat pentru clienți persoane fizice, ține-o strict pentru B2C, nu trece încasările de la firme prin ea din obișnuință.
Întrebări scurte pe care le primim des
Dacă am și magazin cu casă de marcat, ce fac cu încasarea de la firmă? O tratezi separat, pe factură, în afara casei de marcat. Casa de marcat rămâne pentru vânzările către populație.
Clientul firmă îmi cere totuși un bon. Explică-i că documentul lui fiscal e factura, pe care o poate deduce. Bonul fiscal nu îi aduce niciun drept în plus și îți creează ție probleme în e-TVA.
Plătește administratorul firmei cu cardul lui personal, nu cu cardul firmei. Contează cine e cumpărătorul din punct de vedere juridic (firma, pe factură), nu al cui e cardul. Rămâne B2B, fără bon. Doar reflectă corect încasarea în contabilitate.
La Fintaxy ne ocupăm zilnic de exact genul ăsta de decizii care par mărunte, dar îți pot strica decontul de TVA dacă le nimerești greșit. Dacă treci de la transfer la card sau cash și nu ești sigur ce documente emiți, scrie-ne pe fintaxy.com și îți punem procedura la punct.
Articolul are scop informativ și nu constituie consultanță fiscală individualizată. Pentru situația concretă a firmei tale, verifică împreună cu contabilul sau cere-ne o analiză punctuală.