Document informativ
Politica de Confidențialitate
1. Cine prelucrează datele
1.1. Datele dumneavoastră sunt prelucrate de Confirm Solutions OÜ (cod de înregistrare 17109468, Ahtri tn 12, 15551 district Kesklinna, Tallinn, județul Harju, Estonia) și de filiala sa din România, FINTAXY SOFTWARE ROMANIA S.R.L. (J2026051400004, CUI 55481912, Galați, Str. Domnească nr. 158C, parter, cod poștal 800163), în calitate de operatori asociați. „Fintaxy” este denumirea comercială folosită împreună de cele două societăți. Puteți exercita drepturile față de oricare dintre ele, la contact@fintaxy.com.
1.2. Esența acordului dintre cei doi operatori: Confirm Solutions OÜ deține și administrează Platforma Fintaxy (https://app.fintaxy.com) și site-ul fintaxy.com și decide asupra mijloacelor tehnice de prelucrare; FINTAXY SOFTWARE ROMANIA S.R.L. reprezintă Prestatorul în relația cu clienții din România — încheierea contractelor, facturarea, încasarea plăților și suportul. Punctul unic de contact pentru persoanele vizate este contact@fintaxy.com.
1.3. DS Accounting & Advisory Services S.R.L. (J2021018972400, CUI RO45161740, București, sector 1, Str. Gen. Athanasie Enescu nr. 23, et. 2, ap. 1, înscrisă în Tabloul CECCAR sub nr. 16505/2022) primește datele necesare serviciilor de contabilitate, pe care le prelucrează ca persoană împuternicită a noastră (Subcontractorul din art. 2.2 din Contract), conform art. 11.1 din Contract.
1.4. Pentru datele pe care clienții le încarcă în Platformă despre alte persoane (de exemplu datele angajaților, colaboratorilor sau partenerilor lor comerciali), Fintaxy acționează ca persoană împuternicită, conform Acordului de Prelucrare a Datelor (art. 11.2 din Contract). În acest caz operatorul este clientul, iar prezenta Politică descrie prelucrările pentru care noi suntem operatori.
2. Ce date prelucrăm
2.1. Contul de utilizator: numele, adresa de e-mail și fotografia de profil din contul Google folosit la autentificare, numărul de telefon, data ultimei autentificări, limba și preferințele de afișare.
2.2. Reprezentantul legal al clientului: nume, CNP, data și locul nașterii, cetățenia, domiciliul, tipul, seria, numărul, emitentul și valabilitatea actului de identitate. Imaginea actului de identitate este citită automat, cu consimțământul separat cerut în Platformă, pentru completarea acestor date; o copie a actului este anexată împuternicirii depuse la ANAF în numele clientului și se păstrează împreună cu documentele contractuale. Aceste date sunt necesare pentru încheierea contractului, pentru procedura de cunoaștere a clientelei și pentru împuternicirile depuse la autorități.
2.3. Date despre firmă și contract: denumire, CUI, număr de înregistrare la Registrul Comerțului, sediu, stare fiscală (din registrele ANAF), pachetul ales, Luna de Început, moneda de facturare, istoricul facturilor și al plăților.
2.4. Date de plată: numele, e-mailul și identificatorul cardului la furnizorul de plăți. Datele complete ale cardului nu ajung la noi; ele sunt stocate de furnizorii de plăți (Stripe pentru EUR, Revolut pentru RON).
2.5. Conținutul prelucrat pentru serviciile contractate: documentele contabile încărcate (facturi, bonuri, extrase de cont, contracte), mesajele din conversațiile cu asistentul contabil și cu echipa Fintaxy, atașamentele din chat, mesajele și fișierele trimise prin WhatsApp, datele angajaților și ale partenerilor comerciali ai clientului. Pentru aceste date acționăm, de regulă, ca persoană împuternicită (vezi 1.4).
2.6. Date tehnice: adresa IP, tipul dispozitivului și al browserului, jurnalele de securitate și de erori, cookie-urile și tehnologiile descrise în Politica de Cookies.
2.7. Vizitatorii site-ului fintaxy.com: datele introduse în formulare (contact, programare demo, abonare la noutăți, denumirea firmei verificată în secțiunea de înființare), adresa IP folosită de verificarea anti-robot și, numai cu acordul dumneavoastră, datele de analiză și marketing descrise în Politica de Cookies.
3. Scopurile și temeiurile prelucrării
Scop | Temei (art. 6 GDPR) |
|---|---|
Crearea contului, încheierea și executarea contractului, furnizarea serviciilor de contabilitate, salarizare și a funcționalităților Platformei | executarea contractului — art. 6 (1) b |
Facturare, încasare, evidență contabilă proprie, depuneri la ANAF, ONRC, REGES, arhivare legală | obligație legală — art. 6 (1) c |
Cunoașterea clientelei, prevenirea fraudei, securitatea sistemelor, jurnalizare, apărarea drepturilor noastre | interes legitim — art. 6 (1) f |
Citirea automată a actului de identitate | consimțământ — art. 6 (1) a, cerut separat în Platformă |
Comunicări comerciale (noutăți prin e-mail), analiză de trafic și marketing pe site | consimțământ — art. 6 (1) a, poate fi retras oricând |
Suport prin telefon, chat, WhatsApp | executarea contractului și interes legitim |
4. Ce se întâmplă dacă nu ne furnizați datele
Datele de la 2.1–2.3 sunt necesare pentru încheierea contractului și pentru respectarea obligațiilor legale ale unui prestator de servicii de contabilitate; fără ele nu putem crea contul și nu putem presta serviciile. Consimțământul pentru citirea automată a actului de identitate și pentru comunicări comerciale este opțional și poate fi retras oricând.
5. Cui transmitem datele
5.1. Subprocesatori — furnizorii care prelucrează date în numele nostru (găzduire, bază de date, stocare documente, sistemul contabil, securitatea rețelei, inteligență artificială pentru citirea documentelor și asistentul contabil, plăți, e-mail). Lista completă, cu rolul, țara și mecanismul de transfer al fiecăruia, este publicată și actualizată în Lista subprocesatorilor. Orice schimbare a listei se anunță clienților prin e-mail cu cel puțin 15 zile înainte.
5.2. Autorități și registre publice, în baza legii sau a mandatului dat de client: ANAF (inclusiv SPV și e-Factura), Oficiul Național al Registrului Comerțului, Inspecția Muncii (REGES), instanțe și alte autorități competente.
5.3. Furnizorii de plăți și băncile, pentru încasarea facturilor și, la cererea clientului, pentru conectarea conturilor bancare la Platformă.
5.4. Consultanții și avocații noștri, ținuți de confidențialitate, atunci când este necesar pentru apărarea drepturilor noastre.
Nu vindem date personale și nu le transmitem terților în scopuri de marketing.
6. Transferul datelor în afara Uniunii Europene
Datele sunt stocate și prelucrate, de regulă, în Uniunea Europeană (centre de date din Țările de Jos, Polonia, Irlanda, Germania, Belgia și Franța, conform Listei subprocesatorilor). Acolo unde un furnizor din listă are sediul sau poate accesa datele din afara Spațiului Economic European, transferul se face numai în baza unei decizii de adecvare a Comisiei Europene (inclusiv Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor, pentru furnizorii certificați) sau a clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, completate cu măsuri suplimentare. Mecanismul aplicabil fiecărui furnizor este indicat în Lista subprocesatorilor; o copie a garanțiilor se poate solicita la contact@fintaxy.com.
7. Cât timp păstrăm datele
Categorie | Durată |
|---|---|
Documentele contabile și financiar-contabile, facturile emise de noi | 10 ani de la încheierea exercițiului financiar, conform Legii contabilității nr. 82/1991 |
Datele contractuale și de identificare a clientului și a reprezentantului legal (inclusiv copia actului de identitate anexată împuternicirii), corespondența contractuală | 5 ani de la încetarea contractului (termenul general de prescripție și obligațiile de cunoaștere a clientelei) |
Imaginea actului de identitate transmisă pentru citirea automată | nu este păstrată de serviciul de citire după extragerea datelor |
Jurnalele tehnice și de securitate | cel mult 12 luni |
Mesajele din chat și atașamentele | pe durata contractului, apoi conform regulilor de mai sus |
Datele de marketing | până la retragerea consimțământului |
La expirarea termenelor datele sunt șterse sau anonimizate.
8. Drepturile dumneavoastră
Aveți dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de opoziție, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul de a vă retrage consimțământul (fără a afecta prelucrările anterioare) și dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată. Serviciile noastre nu iau decizii automate cu efecte juridice asupra dumneavoastră; propunerile asistentului contabil sunt verificate de un contabil.
Aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, București, www.dataprotection.ro, sau la autoritatea de supraveghere din Estonia (Andmekaitse Inspektsioon).
9. Întrebări și exercitarea drepturilor
Cererile privind datele personale se transmit exclusiv prin e-mail, la contact@fintaxy.com. Răspundem în cel mult 30 de zile; pentru verificarea identității vă putem cere informații suplimentare. Telefonul, chatul și WhatsApp rămân disponibile pentru suport, dar cererile GDPR se tratează numai prin e-mail.
10. Securitate
Datele personale ale reprezentanților legali sunt stocate criptat (AES-256), accesul la Platformă se face prin autentificare cu contul Google și sesiuni limitate în timp, comunicațiile sunt criptate în tranzit, iar fișierele încărcate sunt scanate antivirus. Serviciile comunică între ele cu semnături criptografice, secretele sunt păstrate într-un seif de chei gestionat, iar jurnalele maschează datele sensibile (CNP, IBAN, e-mail, telefon). Accesul angajaților este limitat la ce este necesar prestării serviciilor și este supus obligațiilor de confidențialitate.
11. Modificări
Politica are caracter informativ și poate fi actualizată oricând (art. 3.2 din Contract); modificările importante se comunică prin e-mail. Versiunea curentă și versiunile anterioare sunt disponibile în Arhiva versiunilor.
Contact
contact@fintaxy.com — Confirm Solutions OÜ, Ahtri tn 12, 15551 Tallinn, Estonia · FINTAXY SOFTWARE ROMANIA S.R.L., Str. Domnească nr. 158C, parter, Galați 800163.