Condiții Generale (Termeni și Condiții)

Preambul

Serviciile Fintaxy sunt furnizate de Confirm Solutions OÜ, societate înregistrată în Estonia, cod de înregistrare 17109468, cu sediul social în Ahtri tn 12, 15551 district Kesklinna, Tallinn, județul Harju, Estonia („Prestatorul”), deținătoarea Platformei Fintaxy.

În România, Prestatorul acționează prin filiala sa deținută integral, FINTAXY SOFTWARE ROMANIA S.R.L., cu sediul social în Galați, Str. Domnească nr. 158C, parter (birou), județul Galați, cod poștal 800163, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2026051400004, Cod Unic de Înregistrare 55481912 („Reprezentantul Local”). Reprezentantul Local are dreptul să reprezinte Prestatorul în relația cu clienții din România, inclusiv pentru încheierea, modificarea și încetarea contractelor, emiterea facturilor, încasarea sumelor și comunicări (art. 7 din Contract). „Fintaxy” este denumirea comercială folosită împreună de Prestator și de Reprezentantul Local.

Serviciile de contabilitate sunt prestate de DS Accounting & Advisory Services S.R.L., cu sediul în București, sector 1, Str. Gen. Athanasie Enescu nr. 23, et. 2, ap. 1, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2021018972400, CUI RO45161740, înscrisă în Tabloul CECCAR sub nr. 16505/2022 („Subcontractorul”), conform art. 2.2 din Contract.

1. Introducere

1.1. Prezentele Condiții Generale sunt un Document Contractual în sensul art. 3.1 din Contractul de Prestări Servicii („Contractul”) și fac parte integrantă din acesta, în versiunea în vigoare. Ele se aplică tuturor Serviciilor furnizate prin Platforma Fintaxy.

1.2. Ierarhia documentelor (art. 3.4 din Contract): Contractul prevalează asupra Condițiilor Generale, iar Condițiile Generale prevalează asupra celorlalte Documente Contractuale și asupra celorlalte documente publicate în secțiunea Legal.

1.3. Modificarea prezentelor Condiții Generale se face conform art. 9 din Contract: notificare prin e-mail cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea în vigoare și publicare în secțiunea Legal, cu indicarea versiunii și a datei. Dacă Clientul nu comunică refuzul până la data intrării în vigoare, modificările se consideră acceptate; dacă nu le acceptă, Clientul poate denunța Contractul fără costuri, cu efect cel mai târziu la data intrării lor în vigoare. Modificările impuse de lege și cele exclusiv în favoarea Clientului se aplică imediat. Versiunile anterioare sunt disponibile în Arhiva versiunilor.

1.4. Prezentele Condiții Generale, Acordul de Prelucrare a Datelor și Politica de Confidențialitate se aplică și utilizării Platformei Fintaxy în cadrul promoției FREEMIUM (fără Contract semnat), de la crearea Contului de Utilizator și până la semnarea Contractului; acceptarea lor se face la crearea Contului de Utilizator.

2. Definiții

2.1. Termenii Platforma Fintaxy, Cont de Utilizator, Abonament, Luna de Început, Perioada de Recuperare, Data Preluării, Reprezentantul Local, Fintaxy, Documente Contractuale, Condiții Comerciale, Prestator, Client și Subcontractor au înțelesul stabilit în Contract (preambul, art. 1.2, 2.2 și 3).

2.2. În prezentele Condiții Generale și în celelalte documente publicate în secțiunea Legal:

a) Servicii — serviciile de contabilitate, serviciile de salarizare și funcționalitățile Platformei Fintaxy incluse în Abonament, descrise în Descrierea Serviciilor;

b) Servicii Profesionale — servicii prestate numai la solicitarea Clientului și tarifate separat de Abonament, conform Condițiilor Comerciale: asistența la controale fiscale, analiza sau corectarea evidenței anterioare Lunii de Început, declarațiile rectificative pentru perioade anterioare, consultanța (art. 5.3 din Contract);

c) Servicii Suplimentare — serviciile de tipul celor incluse în Abonament care depășesc volumul inclus (documente contabile, angajați, importuri de extrase bancare, membri);

d) Documente Contabile — documentele justificative emise sau primite de Client în activitatea sa (facturi, bonuri, chitanțe, extrase de cont, contracte, state și orice alte documente cu valoare contabilă), transmise Prestatorului prin Platforma Fintaxy;

e) Documente Financiar-Contabile — documentele întocmite de Prestator sau de Subcontractor pe baza Documentelor Contabile: registre, jurnale, balanțe, declarații fiscale, situații financiare, state de salarii și raportări către autorități;

f) Licență — dreptul netransferabil, neexclusiv și revocabil al Clientului de a utiliza Platforma Fintaxy pe durata Contractului, conform art. 11;

g) Tranzacție — un set de Documente Contabile care reflectă aceeași operațiune economică;

h) Zi lucrătoare — orice zi a săptămânii, cu excepția sâmbetei, duminicii și a sărbătorilor legale din România.

3. Contul de Utilizator

3.1. Serviciile sunt furnizate prin Platforma Fintaxy. Pentru a accesa Serviciile, Clientul își creează și menține un Cont de Utilizator activ.

3.2. Autentificarea în Platforma Fintaxy se face prin contul Google al utilizatorului. Adresa de e-mail asociată Contului de Utilizator este adresa la care Clientul primește comunicările contractuale (art. 8.1 din Contract) și poate fi modificată doar din Platforma Fintaxy. Clientul răspunde pentru menținerea unei adrese de e-mail valide (art. 8.3 din Contract).

3.3. Crearea Contului de Utilizator și activarea Serviciilor presupun furnizarea datelor de identificare ale Clientului și ale reprezentantului său legal (nume, date din actul de identitate, CNP, adresă, e-mail, telefon). Clientul garantează că informațiile furnizate sunt corecte, complete și actualizate și le actualizează fără întârziere.

3.4. Clientul desemnează în Platforma Fintaxy persoanele care au acces la Contul de Utilizator (proprietar și membri). Proprietarul Contului de Utilizator este singurul care poate alege sau schimba Abonamentul, invita sau elimina membri și semna ori modifica Contractul. Clientul răspunde pentru acțiunile persoanelor cărora le-a acordat acces. Înregistrările din Platforma Fintaxy privind opțiunile Clientului fac dovada deplină a acestora (art. 4.3 și 13.5 din Contract).

3.5. Clientul păstrează confidențialitatea datelor de acces și notifică imediat Prestatorul, la contact@fintaxy.com, despre orice acces neautorizat.

3.6. Dacă informațiile din Contul de Utilizator sunt incomplete sau neactualizate, Prestatorul poate suspenda Licența și accesul la Platforma Fintaxy până la remediere, cu notificare prin e-mail.

4. Servicii

4.1. Serviciile incluse în fiecare Abonament sunt descrise în Descrierea Serviciilor. Prestatorul furnizează Serviciile pe întreaga durată a Contractului, în limitele Abonamentului ales.

4.2. Conform art. 2.2 din Contract, serviciile de contabilitate sunt prestate de Subcontractor, în conformitate cu Legea contabilității nr. 82/1991; serviciile de salarizare și celelalte Servicii sunt prestate de Prestator; Serviciile Profesionale și Serviciile Suplimentare sunt prestate de Prestator sau de Subcontractor, după caz. Prestatorul poate subcontracta Serviciile conform art. 2.3 din Contract; subcontractorii care prelucrează date personale sunt publicați în Lista subprocesatorilor.

4.3. Abonamentul și Luna de Început se aleg de Client în Platforma Fintaxy sau se convin între Părți prin orice mijloc, inclusiv prin e-mail ori verbal, și sunt afișate în Contul de Utilizator (art. 4.1 din Contract). Abonamentul convenit prin alte mijloace decât Platforma Fintaxy este înregistrat de Prestator în Contul de Utilizator.

4.4. Schimbarea Abonamentului se aplică începând cu prima lună încă nefacturată; dacă luna curentă a fost deja facturată, noul Abonament se aplică de la data de 1 a lunii următoare. Lunile deja facturate nu se recalculează.

4.5. Prestatorul poate modifica Serviciile pentru a respecta legislația în vigoare sau pentru a le îmbunătăți, fără a le afecta semnificativ natura sau calitatea.

5. Documente

5.1. Documentele Financiar-Contabile întocmite în cadrul Serviciilor sunt puse la dispoziția Clientului prin Platforma Fintaxy.

5.2. Transmiterea informațiilor și a Documentelor Contabile către Prestator se face prin Platforma Fintaxy, inclusiv prin canalele de încărcare conectate la aceasta (e-mail, WhatsApp), conform Descrierii Serviciilor. În cazuri excepționale sau la cererea Prestatorului pot fi folosite și alte mijloace de comunicare.

5.3. Serviciile se bazează exclusiv pe copiile Documentelor Contabile transmise la timp de Client, care trebuie să fie corecte, exacte, actualizate și complete. Documentele originale rămân în permanență în posesia Clientului, care le arhivează conform legii.

6. Procedura de cunoaștere a clientelei („Know Your Client”)

6.1. La solicitarea Prestatorului, Clientul furnizează informații și clarificări privind activitatea sa, beneficiarul real, originea fondurilor și orice alte date necesare Prestatorului pentru respectarea obligațiilor legale, pentru determinarea volumului și naturii tranzacțiilor sau pentru prestarea Serviciilor.

6.2. Clientul declară că nu desfășoară și nu va desfășura, direct sau indirect, activități legate de jocuri de noroc, arme, servicii sexuale sau orice alte activități interzise de lege, inclusiv spălarea banilor, finanțarea terorismului sau evaziunea fiscală.

6.3. Prestatorul poate verifica informațiile furnizate prin surse publice (inclusiv registrele ANAF și ONRC). Conform art. 10.5 din Contract, Prestatorul poate amâna începerea Serviciilor până la finalizarea verificărilor; dacă verificările nu pot fi finalizate, Contractul încetează de drept, prin notificare prin e-mail, fără vreo răspundere a Prestatorului. În cazul unor indicii de încălcare a art. 6.2, Prestatorul poate rezilia Contractul conform art. 10.3 din Contract.

7. Obligațiile Clientului

7.1. Clientul răspunde pentru alegerea Serviciilor și a Abonamentului potrivit nevoilor sale.

7.2. Clientul garantează că toate informațiile furnizate Prestatorului sunt oferite prompt, sunt actualizate, corecte, exacte și complete și nu induc în eroare. Prestatorul nu are obligația de a verifica informațiile furnizate, dar o poate face.

7.3. Clientul transmite Prestatorului toate documentele și informațiile necesare pentru întocmirea și depunerea Documentelor Financiar-Contabile și pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale (inclusiv împuterniciri și procuri), astfel:

a) Documentele Contabile — imediat după emitere sau primire, dar nu mai târziu de a patra Zi lucrătoare, cu excepția cazurilor în care legea impune o prelucrare mai rapidă, situație în care transmiterea se face de îndată;

b) documentele suplimentare solicitate de autorități — în cel mult două Zile lucrătoare de la primirea solicitării, dar nu mai târziu de 48 de ore înainte de termenul de depunere;

c) situațiile financiare și celelalte Documente Financiar-Contabile care necesită aprobarea Clientului conform legii — confirmarea sau observațiile Clientului se transmit în cel mult 3 zile de la primire, astfel încât depunerea să respecte termenul legal.

7.4. Prestatorul nu răspunde pentru neîndeplinirea obligațiilor sale, inclusiv pentru nedepunerea la termen a Documentelor Financiar-Contabile, cauzată de nerespectarea de către Client a art. 7.3. Dacă Clientul nu încarcă Documente Contabile timp de 3 luni consecutive și nu răspunde solicitărilor transmise prin e-mail, Prestatorul poate denunța Contractul conform art. 10.4 din Contract.

7.5. În relația cu autoritățile fiscale, obligația Prestatorului se limitează la informarea Clientului despre solicitările autorităților și la transmiterea informațiilor și documentelor primite de la Client.

7.6. Clientul garantează că transmiterea, păstrarea și colectarea informațiilor și documentelor furnizate respectă legislația aplicabilă și informează persoanele ale căror date le transmite despre prelucrarea acestora, inclusiv de către Subcontractor (art. 11.3 din Contract).

8. Obligațiile Prestatorului

8.1. Prestatorul execută Serviciile cu profesionalism și diligență, cu respectarea legislației în vigoare.

8.2. Serviciile nu includ analiza conformității sau a oportunității tranzacțiilor Clientului. Prestatorul presupune că natura economică a tranzacțiilor reflectată în Documentele Contabile este corectă și că Clientul respectă legea.

8.3. Prestatorul decide modul de prestare a Serviciilor și desemnează persoanele responsabile.

8.4. Prestatorul nu răspunde pentru monitorizarea evenimentelor ulterioare prestării Serviciilor și nici pentru actualizarea Documentelor Financiar-Contabile fără un acord scris.

8.5. Serviciile sunt prestate exclusiv în beneficiul Clientului; nicio terță persoană nu poate obține drepturi din acestea.

8.6. Prestatorul poate distruge copiile documentelor furnizate de Client după expirarea termenelor legale de arhivare.

9. Prețuri și cheltuieli

9.1. Prețurile, pachetele, limitele incluse, tarifele suplimentare, monedele și regulile de facturare sunt prevăzute în Condițiile Comerciale (art. 3.2 și 6.1 din Contract). Prețurile nu includ taxele aplicabile.

10. Facturare și plată

10.1. Facturile se emit electronic, în format PDF, fie de Prestator, fie de Reprezentantul Local, la alegerea exclusivă a Prestatorului; entitatea emitentă și datele de plată sunt indicate pe fiecare factură, iar plata către entitatea emitentă stinge obligația de plată (art. 6.3 din Contract). Facturile se pun la dispoziția Clientului prin e-mail sau în Platforma Fintaxy (art. 6.4 din Contract). Periodicitatea facturării este stabilită în Condițiile Comerciale.

10.2. Termenul de plată este de 5 zile de la emiterea facturii. La împlinirea termenului de plată, Clientul este de drept în întârziere (art. 6.6 din Contract).

10.3. Plata se face prin debitarea directă a cardului bancar înregistrat de Client în Platforma Fintaxy, efectuată de entitatea care a emis factura, sau prin transfer bancar în contul indicat pe factură (art. 6.5 din Contract). Prin înregistrarea cardului, Clientul își dă acordul pentru debitarea facturilor emise în baza Contractului.

10.4. Dacă debitarea cardului eșuează, Clientul este informat prin e-mail și poate relua plata din Platforma Fintaxy sau prin transfer bancar; entitatea emitentă poate reîncerca debitarea. Dacă plata nu este efectuată în 15 zile de la scadență, Prestatorul poate suspenda Serviciile, prin notificare prin e-mail, până la achitarea integrală, fără a răspunde pentru consecințele suspendării, inclusiv pentru nedepunerea declarațiilor în perioada suspendării. Dacă întârzierea depășește 30 de zile, Prestatorul poate rezilia Contractul prin notificare prin e-mail (art. 6.6 și 10.3 din Contract). Sumele aferente Serviciilor prestate până la data încetării rămân datorate.

10.5. Plata unei facturi reprezintă acordul Clientului cu Abonamentul și prețul facturat, inclusiv în cazul modificării prețurilor sau al încetării unei promoții (art. 6.2 din Contract). Eventualele obiecții privind o factură se comunică la contact@fintaxy.com în cel mult 30 de zile de la emitere; după acest termen factura se consideră acceptată.

11. Drepturile de proprietate intelectuală

11.1. Platforma Fintaxy este proprietatea Confirm Solutions OÜ.

11.2. Prestatorul acordă Clientului, pe durata Contractului, o Licență netransmisibilă, neexclusivă, revocabilă și personală, limitată la scopurile interne ale Clientului, pentru utilizarea Platformei Fintaxy în vederea accesării Serviciilor. Prețul Licenței este inclus în Abonament.

11.3. Toate drepturile asupra Platformei Fintaxy, a tehnologiei, a documentației, a conținutului, a mărcilor și a oricărei proprietăți intelectuale actuale sau viitoare dezvoltate de Prestator sau de afiliații săi — inclusiv îmbunătățiri, actualizări și lucrări derivate — aparțin exclusiv Prestatorului sau licențiatorilor săi. Sugestiile și feedbackul Clientului privind Platforma Fintaxy pot fi folosite liber de Prestator.

11.4. Clientului îi este interzis: să folosească Platforma Fintaxy în alte scopuri decât activitatea proprie; să transfere, vândă sau cesioneze dreptul de utilizare; să reproducă, modifice, distribuie sau creeze opere derivate; să decompileze sau să aplice inginerie inversă, cu excepțiile permise de lege; să creeze linkuri, mirror-uri sau frame-uri către părți ale Platformei; să ruleze programe sau scripturi care extrag, indexează sau introduc neautorizat date ori afectează funcționarea Platformei; să acceseze Platforma în alt mod decât cel prevăzut în Contract.

11.5. Prestatorul nu are obligația de a asigura suportul, mentenanța sau interoperabilitatea cu software personalizat ori cu aplicații terțe care nu fac parte din Platforma Fintaxy și nu răspunde pentru problemele cauzate de utilizarea Platformei contrar Contractului sau de modificările neautorizate.

11.6. Clientul garantează că documentele și informațiile transmise nu încalcă drepturile terților și despăgubește Prestatorul pentru orice pretenții ale terților în acest sens.

11.7. Prestatorul poate dezvolta sau folosi pentru alți clienți ori pentru sine orice idee, concept sau know-how generat în cursul prestării Serviciilor, fără a dezvălui informațiile confidențiale ale Clientului.

12. Date cu caracter personal

12.1. Datele reprezentanților și ale persoanelor de contact ale Clientului sunt prelucrate de Prestator, de Reprezentantul Local și de Subcontractor conform Politicii de Confidențialitate — art. 11.1 din Contract. Prelucrarea datelor încărcate de Client în Platforma Fintaxy este reglementată de Acordul de Prelucrare a Datelor, cu lista subprocesatorilor la Lista subprocesatorilor — art. 11.2 din Contract. Informațiile despre cookie-uri sunt în Politica de Cookies.

13. Confidențialitate

13.1. Informațiile confidențiale ale fiecărei Părți sunt utilizate exclusiv în legătură cu Contractul și nu sunt divulgate fără acordul celeilalte Părți, cu excepția cazurilor permise de lege sau prevăzute în Contract.

13.2. Prestatorul poate dezvălui informații confidențiale Reprezentantului Local, Subcontractorului, altor subcontractori, consultanților sau prestatorilor săi de servicii, cu condiția ca aceștia să fie ținuți de obligații de confidențialitate, precum și consultanților Clientului implicați în Contract.

13.3. Obligația de confidențialitate se menține 3 ani de la primirea informațiilor și nu se aplică informațiilor care: (i) sunt publice; (ii) au fost primite de la un terț fără obligații de confidențialitate; (iii) erau deja cunoscute Părții care le primește; (iv) trebuie divulgate în temeiul legii sau al unei dispoziții a unei autorități.

14. Răspundere

14.1. Răspunderea față de Client pentru executarea Contractului aparține exclusiv Prestatorului (art. 7.2 din Contract). Clientul nu va iniția acțiuni împotriva Reprezentantului Local, a Subcontractorului ori a angajaților, agenților sau subcontractorilor acestora în legătură cu Serviciile.

14.2. Răspunderea totală a Prestatorului rezultată din Contract și din Documentele Contractuale, pentru neglijență, culpă sau orice altă cauză, nu depășește sumele încasate de la Client în ultimele 12 luni anterioare evenimentului care a generat prejudiciul.

14.3. Limitările de la art. 14.2 și 14.4 nu se aplică în caz de intenție sau culpă gravă.

14.4. Prestatorul nu răspunde pentru pierderi de profit, prejudicii indirecte, pierderi economice sau nerealizarea beneficiilor anticipate, nici pentru costuri generate de acțiuni ori omisiuni frauduloase, neglijență, declarații false sau neîndeplinirea obligațiilor de către Client, reprezentanții, angajații sau subcontractorii acestuia.

14.5. Răspunderea pentru Perioada de Recuperare și pentru perioadele anterioare Datei Preluării este reglementată de art. 5 din Contract. Prestatorul nu răspunde pentru prejudiciile rezultate din greșeala sau omisiunea unui terț.

14.6. Dacă Clientului i se aplică sancțiuni contravenționale legate de Servicii, Prestatorul răspunde numai în măsura în care omisiunea sau executarea defectuoasă a Serviciilor nu rezultă, direct sau indirect, din omisiuni sau neexecutări ale Clientului.

14.7. Forța majoră. Niciuna dintre Părți nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor cauzată de un eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil și inevitabil, inclusiv indisponibilitatea sistemelor autorităților publice (ANAF, SPV, ONRC, REGES) sau a infrastructurii de internet, dacă Partea afectată notifică cealaltă Parte în cel mult 5 Zile lucrătoare de la apariția evenimentului și ia măsurile rezonabile pentru limitarea efectelor. Obligațiile de plată pentru Serviciile deja prestate nu sunt suspendate.

15. Durata și încetarea Contractului

15.1. Durata și încetarea Contractului sunt reglementate de art. 10 din Contract.

16. Comunicări

16.1. Singurul canal oficial de comunicare este e-mailul (art. 8 din Contract). Prestatorul și Reprezentantul Local primesc comunicări la contact@fintaxy.com; Clientul transmite și primește comunicări de la și la adresa de e-mail asociată Contului de Utilizator. O comunicare se consideră primită în prima Zi lucrătoare după trimitere.

16.2. Celelalte canale (telefon, chat, WhatsApp, rețele sociale) sunt pentru suport și informare și nu produc efecte juridice, cu excepția stabilirii Abonamentului conform art. 4.3 și a transmiterii Documentelor Contabile conform art. 5.2.

17. Alte clauze

17.1. Legea aplicabilă, instanța competentă, cesiunea și celelalte clauze finale sunt prevăzute în art. 12 și 13 din Contract. Prezentele Condiții Generale sunt redactate în limba română.

17.2. Clientul confirmă că a analizat fiecare clauză a prezentelor Condiții Generale și a avut posibilitatea de a propune modificări.

18. Clauze acceptate expres

În sensul art. 13.7 din Contract și al art. 1203 din Codul civil, Clientul acceptă în mod expres următoarele clauze din prezentele Condiții Generale:

• clauze care limitează răspunderea Prestatorului: art. 7.4, 7.5, 8.2, 8.4, 11.5, 14.1–14.7;

• clauze care prevăd obligații de despăgubire în sarcina Clientului: art. 11.6;

• clauze care permit suspendarea Serviciilor: art. 3.6, 10.4;

• clauze care permit denunțarea sau încetarea Contractului: art. 1.3, 6.3, 7.4, 10.4;

• clauze care prevăd decăderi din drepturi sau termene de reclamație: art. 7.3, 7.4, 10.5.

Contact

Pentru orice comunicare privind prezentele Condiții Generale: contact@fintaxy.com.