Dacă ai înființat de curând un SRL sau un PFA, e-Factura este una dintre primele obligații pe care trebuie să le pui la punct, chiar înainte de prima factură. Din 2024, toate facturile între firme din România trec prin sistemul RO e-Factura, iar din 2025 și cele către persoane fizice. În 2026 termenul de transmitere a devenit de 5 zile lucrătoare. În acest ghid îți explicăm ce trebuie să configurezi, cum transmiți și primești facturi și ce greșeli te pot costa amenzi.
Ce este RO e-Factura
RO e-Factura este sistemul ANAF prin care facturile sunt transmise în format electronic structurat (XML). Factura este validată și semnată electronic de Ministerul Finanțelor, iar clientul o descarcă din Spațiul Privat Virtual (SPV).
Important: factura valabilă este XML-ul din sistem, nu PDF-ul trimis pe email.
1. Cine este obligat în 2026
B2B (facturi către alte firme din România): obligatoriu din 1 ianuarie 2024, inclusiv pentru PFA și întreprinderi individuale.
B2C (facturi către persoane fizice): obligatoriu din 1 ianuarie 2025.
Excepții: bonurile fiscale emise prin casa de marcat, exporturile și serviciile prestate în afara României, precum și unele operațiuni scutite.
Pe scurt: dacă ești firmă nouă și emiți facturi în România, aproape sigur ești obligat din prima zi.
2. Ce configurezi în prima săptămână
Semnătura electronică calificată (token). O obții de la un furnizor acreditat, pe numele administratorului.
Înregistrarea în SPV pentru firmă. Asociezi certificatul digital cu CUI-ul firmei în Spațiul Privat Virtual ANAF.
Programul de facturare conectat la e-Factura. Alege o aplicație care transmite automat facturile în SPV și descarcă facturile primite, ca să nu faci totul manual.
Accesul contabilului. Contabilul are nevoie de acces la SPV prin împuternicire sau procură, ca să descarce facturile și să depună declarațiile.
3. Termenul de transmitere: 5 zile lucrătoare
Din 1 ianuarie 2026, factura trebuie transmisă în e-Factura în cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale nu se numără.
Recomandarea practică: transmite factura în ziua emiterii. Așa vezi imediat dacă are erori de validare și ai timp să le corectezi.
4. Facturile primite
Facturile de la furnizori le descarci din SPV. Pentru achizițiile de la firme din România, doar factura primită prin e-Factura este recunoscută pentru deducerea cheltuielii și a TVA-ului. Dacă un furnizor îți trimite doar PDF, cere-i să o transmită și în sistem.
5. Amenzi
Netransmiterea la termen: 1.000–2.500 lei pentru firmele mici și PFA, 2.500–5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii și 5.000–10.000 lei pentru cei mari.
Pentru B2B, dacă factura nu trece deloc prin sistem, amenda poate fi de 15% din valoarea facturii, atât pentru furnizor, cât și pentru client.
6. Arhivare
Păstrează fișierul XML original, cu semnătura Ministerului Finanțelor, nu doar PDF-ul. Facturile se arhivează cel puțin 5 ani de la 1 iulie a anului următor celui în care au fost emise. SPV-ul păstrează mesajele doar o perioadă limitată, așa că descarcă-le în mod regulat.
7. Greșeli frecvente la început
Facturi emise din Word sau Excel și uitate în afara sistemului.
Transmiterea în ultima zi, urmată de o eroare de validare care nu mai poate fi corectată la timp.
Date greșite ale clientului (CUI, adresă), ceea ce duce la facturi respinse.
Facturile primite nedescărcate, pierdute la închiderea lunii sau refuzate la deducere.
Token expirat. Certificatul digital are valabilitate limitată, așa că pune-ți un reminder pentru reînnoire.
Concluzii
e-Factura nu este complicată odată configurată corect: semnătură electronică, SPV, un program care transmite automat și un contabil cu acces. Cele mai multe amenzi vin din grăbire sau uitare, nu din reguli complicate.
La Fintaxy, SPV, e-Factura și conturile bancare le conectăm noi la înființare. Facturile pleacă automat în sistem, iar cele primite ajung direct în contabilitate.
Informațiile au caracter general și sunt actualizate pentru 2026.
Fintaxy - un AI accounting tool + contabil la 50 €/lună (vs 200–400€ în piață).
Pentru antreprenori care vor contabilitate fără stres: Fintaxy îți oferă chat AI 24/7, consultanță proactivă, notificări inteligente și interacțiune super-plăcută prin voce + chat. Totul 100% online – încarcă facturile prin poză, vezi situația fiscală instant, totul clar și modern, special pentru SRL, PFA și startup-uri. 🚀
👉 Înființează SRL sau PFA cu Fintaxy
👉 Scrie pe WhatsApp
👉 Demo Call