6 mai 2026
Radu ne-a scris într-o joi după-amiază, ușor panicat. Avea două firme: una veche, pe care urma să o închidă în câteva luni, și una nouă, prin care voia să factureze din săptămâna următoare. Tokenul de semnătură digitală îl avea de mult, înregistrat pe firma veche, și se uita acum în SPV întrebându-se de ce nu apare CUI-ul firmei noi în listă. „Pot să trimit facturi pe firma nouă cu tokenul vechi? Știe SPV-ul că am înființat altă firmă?" Răspunsul scurt: nu, SPV-ul nu știe nimic. Da, poți folosi același token. Dar firma nouă trebuie înregistrată separat, manual, în SPV. În articolul ăsta îți arăt exact cum, în 5 minute de citit și 10-15 minute de făcut.
De ce SPV-ul nu „vede" automat firma ta nouă
ONRC-ul îți emite certificatul de înregistrare. ANAF-ul îți alocă CUI-ul. Dar SPV-ul (Spațiul Privat Virtual) e un cont de utilizator, nu un registru de firme. Înregistrarea în SPV este o cerere pe care tu o faci, pentru fiecare CUI în parte, ca să demonstrezi că ai dreptul să acționezi în numele acelei firme.
Cu alte cuvinte, ANAF știe că firma ta nouă există. Dar nu știe că tu, ca persoană fizică, vrei să o gestionezi prin SPV. Trebuie să i-o spui printr-o cerere de înrolare.
Un certificat digital, oricâte firme vrei
Aici e o confuzie frecventă. Mulți antreprenori cred că trebuie să cumpere un token nou pentru fiecare firmă. Nu e adevărat.
Certificatul digital e emis pe persoana fizică (administratorul sau reprezentantul legal), nu pe firmă. Același token funcționează pentru oricâte CUI-uri vrei să gestionezi, cu condiția să faci o înregistrare separată în SPV pentru fiecare.
Dacă ai 2 firme, faci 2 înregistrări. Dacă ai 5, faci 5. Tokenul rămâne același, costul certificatului digital rămâne același, doar pașii administrativi se repetă.
Mit frecvent | Realitate |
|---|---|
Trebuie token separat pentru fiecare firmă | Un singur token, oricâte firme |
SPV detectează automat firmele tale | Tu trebuie să înregistrezi fiecare CUI |
Cu tokenul firmei vechi pot semna pentru firma nouă | Da, dar doar după înrolarea firmei noi în SPV |
Trebuie reînnoit certificatul la fiecare firmă nouă | Nu, certificatul e valid 1-3 ani indiferent câte firme adaugi |
Pașii concreți pentru înregistrarea firmei noi în SPV
Ai tokenul instalat și funcțional. Firma veche e deja în SPV. Ce mai e de făcut:
Intră pe www.anaf.ro și caută secțiunea Servicii Online → Înregistrare utilizatori → Spațiul Privat Virtual.
Alege Persoane Juridice, apoi Înregistrare utilizatori cu certificat digital. Link direct către formular: anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp.
Completează formularul cu CUI-ul firmei noi, datele tale (CNP, nume, calitate de administrator sau reprezentant legal), email și telefon valide.
Atașează documentul de confirmare al certificatului digital, cel pe care l-ai semnat la furnizorul tău (certSIGN, DigiSign, Trans Sped, CertDigital sau altul).
Atașează arhiva cu documentele justificative: copie CI, certificat constatator recent al firmei noi, dovada calității de administrator dacă nu reiese din certificatul constatator.
Semnează electronic formularul cu tokenul tău și apasă Trimite.
Confirmă pe email introducând codul primit de la ANAF.
Așteaptă aprobarea, de obicei câteva ore până la 1-2 zile lucrătoare.
După aprobare, când te autentifici în SPV cu același token, vei vedea ambele firme în lista de selecție.
Dacă preferi format video, există un tutorial pe YouTube care arată întregul proces pas cu pas: Înregistrare firmă nouă în SPV ANAF. Durează 5-10 minute.
Ce documente îți trebuie pregătite înainte să începi
Ca să nu te oprești la jumătate:
Document de confirmare a certificatului digital, semnat și ștampilat de furnizorul tău. Dacă l-ai pierdut, îl poți cere din nou de la furnizor (de obicei se trimite gratuit pe email).
Certificat constatator al firmei noi, emis în ultimele 30 de zile. Îl poți descărca de pe portal.onrc.ro pentru aproximativ 19 lei/document.
Copie carte de identitate a administratorului, în format PDF sau imagine clară.
Act constitutiv al firmei noi (opțional, dar uneori cerut explicit dacă ești asociat unic).
Pune toate documentele într-o singură arhivă .zip înainte de upload. ANAF acceptă fișiere de până la 10 MB.
Cât durează aprobarea ANAF
Realist:
Cazul rapid: 2-4 ore în zilele lucrătoare, dacă trimiți cererea dimineața și documentele sunt complete.
Cazul mediu: 1 zi lucrătoare. E media observată pe portofoliul nostru de clienți.
Cazul lent: 2-3 zile lucrătoare, când ANAF cere clarificări sau când trimiți în weekend.
Confirmarea vine pe email, la adresa pe care ai trecut-o în formular. Verifică și folderul Spam, ANAF folosește un domeniu pe care unii furnizori de email îl marchează agresiv.
După aprobare: nu uita să reautorizezi programul de facturare
Asta e partea pe care 8 din 10 antreprenori o uită. Înregistrarea în SPV te lasă să trimiți facturi prin portalul ANAF, dar dacă folosești un program de facturare conectat la e-Factura (Fintaxy, SmartBill, Oblio, FGO, Saga, etc.), trebuie să reautorizezi aplicația pentru noul CUI.
Practic:
Intri în programul de facturare.
Cauți secțiunea Integrări → e-Factura → Conectare SPV/ANAF (denumirea diferă pe la fiecare).
Faci o conectare nouă, de la zero, pentru CUI-ul firmei noi.
Te autentifici cu tokenul, autorizezi aplicația și salvezi.
Fără pasul ăsta, programul îți va arăta facturile dar nu va putea să le trimită automat în SPV. Vei vedea erori de tip „aplicația nu este autorizată pentru acest CUI".
Greșeli frecvente de evitat
Le-am văzut de zeci de ori. Le notez aici ca să le eviți:
Confunzi tokenul firmei vechi cu un token nou de cumpărat. Nu cumpăra altul. Verifică în certificat că e valabil cel puțin 6 luni de aici încolo. Dacă expiră curând, reînnoiește-l, dar tot ai nevoie de unul singur.
Trimiți cererea fără certificat constatator. ANAF respinge sau cere clarificări. Pierzi 1-2 zile.
Folosești o adresă de email pe care nu o citești. Confirmarea vine acolo, codul expiră în câteva ore.
Uiți să reautorizezi programul de facturare. Vezi mai sus.
Crezi că închiderea firmei vechi îți închide automat și SPV-ul. Nu se întâmplă. SPV-ul vechi rămâne activ până faci tu cerere de radiere a contului. În practică, nu prea contează, dar e bine să știi.
Resurse oficiale pe care le poți salva la favorite
Tutorial pe YouTube care arată întregul proces pas cu pas: Înregistrare firmă nouă în SPV ANAF.
Formularul de înregistrare juridică: anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp
Ghid oficial ANAF pentru utilizarea SPV (PJ): Instructiuni_utilizareSPV_PJ.pdf
Ghid DigiSign de înregistrare: digisign.ro/uploads/Instructiuni-inregistrare-ANAF-SPV.pdf
Ghid Trans Sped: transsped.ro - Ghid SPV
Ghid CertDigital: certdigital.ro - Instructiuni SPV
Recomandare
Dacă firma ta veche urmează să își înceteze activitatea, fă înregistrarea firmei noi în SPV înainte să închizi efectiv firma veche. Procesul de radiere ONRC + ANAF poate dura 2-3 luni, iar dacă în acest interval ai facturi de emis pe firma nouă, vrei să fii deja conectat. Mai ales dacă firma nouă preia clienți sau contracte din cea veche.
Și încă o sugestie: păstrează o copie locală a documentului de confirmare al certificatului digital. La fiecare firmă nouă vei avea nevoie de el, iar furnizorii nu îl mai trimit automat după primul an.
La Fintaxy ne ocupăm zilnic de înregistrări SPV pentru clienții care înființează firme noi sau preiau companii existente. Dacă vrei să ne lași pe noi să facem partea birocratică, ca să te concentrezi pe business, scrie-ne pe fintaxy.com și îți spunem în 24 de ore exact ce documente îți trebuie.
Articolul are scop informativ și nu constituie consultanță fiscală individualizată. Procedurile ANAF se pot actualiza, verifică întotdeauna pe anaf.ro pentru cele mai recente cerințe.