Cum și cât te costă să plătești legal persoane fizice sau freelanceri fără PFA sau SRL

Răspunsul scurt: da, ai voie. Codul Fiscal prevede exact această situație. Dar există trei condiții care fac diferența între o plată legală și una care poate fi recalificată de ANAF în raport de muncă, cu toate contribuțiile aferente. În acest articol iei fiecare scenariu cu calcul de cost real, în lei, pentru un SRL din România. Zece minute de citit.

Regula de bază: nu e blocat, dar cere structură

Faptul că un creator sau freelancer nu are PFA nu îl scoate din legalitate. Legea 227/2015 (Codul Fiscal) are articole dedicate pentru veniturile primite de persoane fizice fără statut de întreprinzător. Ce contează nu este cardul pe care intră banii, ci trei lucruri:

1. Un contract scris între SRL și persoana fizică

2. Impozit reținut la sursă de către SRL, plătit lunar la stat

3. Declarație depusă de SRL (D100 lunar, D205 anual)

Fără acestea, "am trimis banii pe card" e o zonă gri care poate deveni foarte scumpă la un control ANAF. Cu ele, e o operațiune curată, deductibilă, care poate fi repetată cu zeci de creatori pe an.

Acum trecem la scenariile concrete.

Cazul 1: freelancer rezident România, muncă ocazională (venituri din alte surse)

Acesta e cazul cel mai simplu și cel mai frecvent pentru SRL-uri care contractează punctual: un designer face un logo, un copywriter scrie un email, un montator taie un video. O dată, nu o relație continuă.

Baza legală: art. 114 din Codul Fiscal, care definește "venituri din alte surse". Se semnează un contract civil de prestări servicii (nu contract de muncă, nu convenție PFA, un contract civil clasic conform art. 1851 Codul Civil).

Obligațiile SRL-ului:

• Reține la sursă impozit pe venit 10% din suma brută plătită

• Declară impozitul prin D100 (Declarația 100), cod 690, până pe 25 ale lunii următoare

• La sfârșit de an, raportează suma în D205 (nota informativă privind veniturile plătite persoanelor fizice)

Ce NU plătește SRL-ul:

• CAS (25%) nu se aplică

• CASS (10%) nu se aplică

CASS-ul rămâne obligația persoanei fizice, dar doar dacă totalul veniturilor sale din această categorie într-un an depășește pragul de 6 salarii minime brute. La un salariu minim de 4.050 lei în 2026, pragul e 24.300 lei anual. Sub prag, persoana fizică nu datorează nimic în plus.

Exemplu de calcul pentru Sorin. Vrea să-i plătească unui montator 2.000 lei brut pentru un pachet de 3 video-uri.

Costul efectiv al SRL-ului: exact suma brută, pentru că impozitul e reținut din suma pe care i-ar fi plătit-o oricum montatorului. Fără cost adițional pentru SRL, iar cheltuiala e integral deductibilă la impozit pe profit.

Comparație cu un angajat pe contract de muncă la același net (1.800 lei): SRL-ul ar plăti aproximativ 3.100 lei total (brut plus contribuții angajator). Diferența e uriașă: 1.100 lei economisiți per plată.

Cazul 2: creator sau muncă intelectuală, contract de cesiune drepturi de autor

Acesta e scenariul de aur pentru agenția lui Sorin, pentru că munca UGC produce operă protejată de drepturi de autor: video, foto, text, muzică. Peste 90% din livrabilele UGC intră aici.

Baza legală: art. 72-73 din Codul Fiscal. Se semnează un contract de cesiune a drepturilor de autor prin care creatorul cedează SRL-ului dreptul de a folosi opera. Regim fiscal special și mai favorabil decât cazul 1.

Cum se calculează impozitul:

1. Din suma brută se aplică o deducere forfetară de cheltuieli 40%, adică impozitul se calculează doar pe 60% din brutul plătit

2. Peste cei 60% se aplică impozit pe venit 10%, reținut de SRL

3. Rezultat: cota efectivă de impozitare ≈ 6% din brutto

Contribuții sociale (plătite de creator, nu de SRL):

• CASS 10% doar dacă venitul anual din drepturi de autor > 6 salarii minime (24.300 lei în 2026)

• CAS 25% doar dacă venitul anual din drepturi de autor > 12 salarii minime (48.600 lei în 2026)

• Peste 24 de salarii minime (97.200 lei), CAS se plafonează

SRL-ul reține impozitul (și opțional contribuțiile, la cererea creatorului) și depune D112 lunar. Creatorul își definitivează calculele la finalul anului prin Declarația Unică (D212).

Exemplu Sorin. Îi plătește unui creator UGC 3.000 lei brut pentru o campanie de 5 video-uri destinate unui client fintech.

Creatorul primește 2.820 lei net dintr-un brut de 3.000 lei, iar SRL-ul are cheltuială deductibilă integrală de 3.000 lei. Pe un an de lucru cu 15 creatori × 4 plăți/an × medie 3.000 lei, o agenție ca a lui Sorin economisește ~35.000-45.000 lei față de contracte de muncă sau față de convenții cu PFA-uri.

Când NU merge acest regim: dacă livrabilul e un serviciu tehnic pur fără componentă creativă (ex: cineva îți montează servere sau îți face contabilitate), nu se pretează la drepturi de autor. Atunci rămâi pe cazul 1.

Cazul 3: creator sau freelancer nerezident (din străinătate)

Aici lucrurile se complică, dar rămân clare. Sorin lucrează și cu creatori din Ucraina, Polonia și SUA. Fiecare țară aduce reguli specifice, dar există un cadru comun.

Baza legală: art. 223 din Codul Fiscal (impozitarea nerezidenților).

Reținere la sursă:

• 16% cotă standard pentru majoritatea plăților (servicii, comisioane, drepturi de autor / redevențe)

• 10% dacă creatorul e rezident UE sau într-o țară cu tratat de evitare a dublei impuneri (Ucraina, SUA, Turcia, Israel, Marea Britanie și încă zeci de state au tratat cu România)

• Cotă redusă sau 0% conform tratatului, DAR doar dacă creatorul îți dă un certificat de rezidență fiscală (CRF) original, cu traducere autorizată, valabil la data plății

Nuanță importantă despre locul prestării. Serviciile prestate efectiv în afara României, de o persoană fizică fără sediu permanent în RO, în general nu se consideră venit din sursă românească și nu se impozitează în RO. Excepțiile: management, consultanță și redevențe (adică drepturile de autor). Pentru un creator UGC, munca creativă se încadrează la redevențe → se impozitează în RO indiferent de locul unde a filmat.

Declarațiile SRL-ului:

• D100 până pe 25 luna următoare (dacă a reținut impozit)

• D207 anual, până la sfârșitul lui februarie, pentru TOȚI nerezidenții plătiți

Contribuțiile sociale românești (CAS, CASS) NU se aplică nerezidenților. Ei sunt în sistemul de asigurări din țara lor. Practic dispare o categorie întreagă de obligații, dar apar altele: TVA și eventual sediu permanent.

Exemplu Sorin. Plătește 500 EUR unui creator din Ucraina care i-a livrat o serie de video-uri, iar creatorul îi trimite certificatul de rezidență fiscală (tratatul RO-UA prevede 10% pentru redevențe).

Fără certificat: reținere 16% (adică 80 EUR reținut, 420 EUR net). Diferența de 30 EUR justifică efortul de a cere CRF-ul, mai ales pentru plăți repetate.

TVA la achiziții din străinătate: aici e capcana ascunsă

Când SRL-ul lui Sorin cumpără un serviciu de la un creator din afara României, regula TVA se schimbă. Locul prestării serviciilor B2B se consideră la beneficiar (adică în România), conform art. 278 din Codul Fiscal. Ce înseamnă practic:

Se aplică taxare inversă (reverse charge). SRL-ul autolichidează TVA-ul: se înregistrează contabil 4426 = 4427, impact zero pe cash dacă SRL-ul e plătitor normal de TVA.

Dar obligațiile declarative diferă în funcție de origine:

Creator din UE (Polonia, Germania, Franța etc.):

• SRL-ul trebuie să aibă cod special de TVA conform art. 317 dacă nu e deja plătitor normal

• Operațiunea se raportează în D390 (declarația recapitulativă) și în sistemul VIES

• Furnizorul trebuie să aibă cod VIES valid (verifică pe ec.europa.eu/taxation_customs/vies)

Creator din afara UE (SUA, Ucraina, UK, Turcia, etc.):

• Nu se depune D390, nu VIES

• SRL plătitor normal → taxare inversă în D300

• SRL neplătitor → D301 și plata efectivă a TVA până pe 25 luna următoare

Pentru un SRL neplătitor de TVA care cumpără servicii din afara UE, TVA-ul devine cost real. Merită verificat înainte de a semna contract cu 10 creatori din SUA.

Tabel comparativ: 3 scenarii, aceeași sumă brută (2.000 lei / 500 EUR echivalent)

Observația de business: în toate cazurile, costul brut pentru SRL rămâne aceeași sumă din contract. Impozitul se reține din ce i-ar fi plătit oricum creatorului. Nu apare cheltuială adițională pentru SRL, doar timp de compliance.

Cea mai curată soluție când scalezi: freelancerul cu statut înregistrat în țara lui

Dacă Sorin ajunge să lucreze cu 30 sau 50 de creatori pe lună, gestiunea a 30-50 de contracte civile lunare devine copleșitoare. Există o alternativă care simplifică totul: cere fiecărui creator să emită factură ca freelancer înregistrat (echivalentul PFA-ului din țara lui, un ФОП ucrainean, un Einzelunternehmen german, un LLC american, etc.).

Ce se schimbă pentru SRL:

• Nicio reținere de impozit pe venit (creatorul își plătește taxele acasă)

• Zero CAS, zero CASS

• Zero D112, D100 sau D207

• Rămâne doar TVA reverse charge (D390 pentru UE, D300/D301 pentru non-UE)

• Cheltuială deductibilă simplă, cu factură la bază

Aceasta e soluția standard pentru agențiile mature care lucrează internațional. Pentru un SRL fintech sau e-commerce care depinde de conținut zilnic, e diferența dintre "am 2 ore de compliance pe săptămână" și "am 2 zile de compliance pe lună".

Recomandarea către Sorin: înscrie în contract clauza că plata se face doar contra factură emisă cu statut înregistrat. Pentru studenții și hobbyștii care nu vor să deschidă PFA, rămâne pe drepturi de autor. Pentru profesioniștii recurenți, e semn de maturitate să aibă statut înregistrat.

Capcane și riscuri de compliance

Trei zone unde SRL-urile greșesc și plătesc scump la control.

Recalificarea în raport de muncă. Dacă lucrezi cu același "freelancer" în fiecare săptămână, la ore fixe, cu instrucțiuni detaliate și fără ca el să lucreze pentru altcineva, ANAF poate recalifica relația în contract de muncă. Cu retroactivitate: toate contribuțiile de angajator plus penalități. Semnalele de risc sunt program impus, subordonare, exclusivitate. Semnalul de siguranță e ca freelancerul să lucreze proiect-cu-proiect, cu autonomie, pentru mai mulți clienți.

Sediu permanent al freelancerului extern. Dacă un creator din Ucraina lucrează stabil și exclusiv pentru Sorin timp de 12 luni, autoritățile ucrainene pot considera că Sorin are activitate economică prin acel creator în Ucraina. Rezultat: obligație de a înregistra sucursală acolo. Evitare: contracte pe proiect, nu pe termen nedeterminat, cu limite clare de scope.

Plata pe card fără contract. Cel mai frecvent și cel mai simplu de evitat. "Am trimis 3.000 lei pe card unui creator" fără contract în spate este exact cazul pe care controlorii ANAF îl caută. Recalificare + amenzi + dobânzi. Costul unui contract civil e zero, timpul e 20 de minute cu un template. Nu are sens să te expui.

Pași concreți pentru un SRL care începe azi

Dacă tu ești Sorin acum și vrei să pui procesul cap-coadă, iată ordinea logică:

1. Alege regimul potrivit per tip de creator. UGC și conținut creativ → drepturi de autor. Servicii tehnice punctuale → venituri din alte surse. Recurență lunară cu același om → propune-i să-și facă PFA sau ФОП.

2. Pregătește 2 template-uri de contract cu contabilul tău sau cu un jurist: unul pentru prestări servicii persoană fizică, unul pentru cesiune drepturi de autor. Costul e o singură dată, folosești ani întregi.

3. În contract, prevede explicit clauzele fiscale: cine reține impozitul, ce cotă, cum se face plata (net pe cardul creatorului), termenele.

4. Colectează cardul și CNP-ul (sau echivalentul pentru nerezidenți) înainte de prima plată. Fără aceste date, nu poți depune declarația.

5. Pentru nerezidenți, cere CRF-ul de la început. Trimite-le un template de request. Diferența de cotă (10% vs 16%) justifică un e-mail.

6. Automatizează calculele. Un simplu spreadsheet cu formule pentru brut → net → impozit → declarație → data limită. La 20 de plăți pe lună fără sistem, apar erori.

7. Depune D100 până pe 25 fiecare lună. E cel mai frecvent uitat termen din procesul ăsta. Setează recurrent în calendar.

8. La final de an, verifică pragurile. CASS 6 salarii minime, CAS 12 salarii minime. Pentru creatorii care le depășesc, ajută-i să depună Declarația Unică.

Pentru un SRL care lucrează cu 10-30 creatori pe lună, tot fluxul poate fi gestionat cu 3-4 ore de compliance în plus pe lună. Costul e semnificativ mai mic decât alternativa (contracte de muncă cu contribuții) și scalează liniar cu volumul.

La Fintaxy setăm exact acest tip de flux pentru agenții UGC, echipe de marketing și SRL-uri fintech care lucrează cu freelanceri români și internaționali. Contract, template plată, calcul automat, declarații lunare, tot inclus în abonament. Scrie-ne pe fintaxy.com și îți arătăm cum se aplică pe cazul tău.

Articolul are scop informativ și nu constituie consultanță fiscală individualizată. Pentru situații complexe, cere părerea unui expert contabil autorizat sau contactează echipa Fintaxy.